Assistant de direction h/f

Ile-de-FranceRéférence IMM17786

Contrat
CDD (6 mois)
Niveau d’études
Bac+2
Département
Paris (75)

LE GROUPE LA POSTE change, nos métiers évoluent, votre avenir s'accélère. Services-Courrier-Colis, La Banque Postale, Geopost, Réseau et Numérique : dans chacune des activités du Groupe, nos 253 000 collaborateurs imaginent ensemble les services de demain. Et si votre avenir était ici ?

Le pôle immobilier du Groupe La Poste gère, développe, entretient et valorise un parc d'environ 6,2 millions de m² représentant près de 11 000 immeubles tertiaires, industriels et commerciaux sur l'ensemble du territoire. Elle accompagne les branches du Groupe (Services-Courrier-Colis, Réseau La Poste, branche numérique, Geopost et La Banque Postale) dans la mise en œuvre de leurs projets immobiliers afin de les doter d'un immobilier adapté à leurs besoins, à la pointe des normes environnementales tout en contribuant à l'objectif de maîtrise des charges.

Le pôle immobilier travaille à la réhabilitation de ses immeubles anciens, pour valoriser et développer le patrimoine architectural de La Poste, inscrire la qualité urbaine dans le temps et accompagner la mutation des villes en co-construisant avec les collectivités locales.
Répartis entre ses directions régionales et son siège, il entretient en permanence une relation de confiance et de proximité avec ses partenaires.

filière Métier

Services généraux / administratifs

mission

• Logistique :
• Gérer les déplacements et les hébergements du Directeur (réservation transports, hôtels…)
• Gérer les habilitations informatiques, assurer la centralisation et le suivi des demandes liées à la messagerie.
• Gérer la mise en place (installation/configuration) et le suivi des différents outils informatiques et téléphoniques.
• Organiser les séminaires

• Administratif :
• Assurer le traitement et le Suivi administratif des dossiers et saisir les informations et les documents de son périmètre d'activité dans le SI (Demandes d'achat…)
• Assurer la liaison entre les acteurs internes et externes en vue de régler les litiges administratifs
• Contribuer à la production des supports de présentation de l'activité de sa Direction.
• Constituer les dossiers à archiver et assurer la gestion des archives de sa Direction
• Organiser des réunions et rédiger des comptes rendus de réunion
• Gérer les agendas qui lui sont confiés et suivre le planning de sa Direction
• Assurer la gestion du courrier (enregistrement, diffusion…)
• Assurer la mise à jour des contacts du service (clients, métiers, interlocuteurs principaux des opérations, interlocuteurs des personnes de permanence en cas de gestion de crise…) dans tous les outils dédiés
• Contribuer à la production des tableaux de bord et reporting de son domaine d'activité.

• Financier :
• Suivre l'avancement des budgets de son périmètre d'activité (consommé, facturations…).

profil

• Anticiper, analyser, comprendre les besoins et les attentes de ses clients pour apporter des réponses personnalisées.
• Contribuer à la qualité de l'image de sa Direction vis-à-vis de ses clients et à ce titre, accueillir les visiteurs, assurer l'accueil téléphonique, renseigner l'interlocuteur, filtrer les appels et prendre les messages
• Selon les besoins, assurer un secrétariat partagé entre plusieurs directeurs ou responsables.

Formation et expérience

Une expérience dans l'assistanat de direction d'au moins 5 ans est indispensable.